Requisitos para crear una empresa en Mexico

Las decisiones y acciones que se necesitan tomar para formar una empresa son: Determinar el giro de la empresa. Decidir la forma de sociedad. Definir tres posibles nombres y pedir, en el caso de México, a la Secretaría de Relaciones Exteriores la aceptación de uno de éstos. Tener una razón social. Establecer el objeto de la sociedad. Definir los accionistas y el número, valor y porcentaje de acciones. Establecer el monto del capital social. Tener información sobre los datos generales de los accionistas (nombres, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, estado civil y calidad migratoria si es extranjero). Duración de la sociedad. Domicilio de la sociedad. Definir la forma de administrar la sociedad (consejo de administración o administrador único). Realizar el nombramiento del consejo de administración. Definir el contenido de los estatutos del acta constitutiva. Designar y realizar el nombramiento de los administradores y determinar sus facultades. Designar y realizar el nombramiento del comisario.
REQUISITOS PARA LA FORMACIÓN DE UNA EMPRESA
Las decisiones y acciones que se necesitan tomar para formar una empresa son:
Determinar el giro de la empresa.
Decidir la forma de sociedad.
Definir tres posibles nombres y pedir, en el caso de México, a la Secretaría de Relaciones Exteriores la aceptación de uno de éstos.
Tener una razón social.
Establecer el objeto de la sociedad.
Definir los accionistas y el número, valor y porcentaje de acciones.
Establecer el monto del capital social.
Tener información sobre los datos generales de los accionistas (nombres, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, estado civil y calidad migratoria si es extranjero).
Duración de la sociedad.
Domicilio de la sociedad.
Definir la forma de administrar la sociedad (consejo de administración o administrador único).
Realizar el nombramiento del consejo de administración.
Definir el contenido de los estatutos del acta constitutiva.
Designar y realizar el nombramiento de los administradores y determinar sus facultades.
Designar y realizar el nombramiento del comisario.
Estos requisitos deben adaptarse a las regulaciones y requisitos de apertura de empresas que establece cada ciudad o país.
DEFINICIÓN DEL NOMBRE DE LA EMPRESA
Seleccionar el nombre de la empresa es trascendente, ya que puede expresar directamente lo que ésta hace o puede hacer.
El nombre es la publicidad que está y se ubica en todas partes. Se necesita creatividad para seleccionar un buen nombre. Una buena selección del nombre de la empresa puede influir en los resultados de la venta en el mercado. El nombre debe transmitir a los clientes una idea de lo que vende.
Es conveniente que el nombre se relacione y sea compatible con el giro de la empresa. Ejemplo: si se dedica al desarrollo de tecnología avanzada debe usar palabras que suenen y tengan relación con tecnología (tratando de no exagerar).
Hay frases o palabras que parecen totalmente inocentes para alguien pero a otros les pueden resultar ofensivas y molestas, por lo que hay que tener cuidado con esto.
En general, utilizar el nombre propio puede tener algunos inconvenientes, ya que no siempre expresa lo que la empresa hace. Tratándose de una persona reconocida por su experiencia, capacidad y éxito en algún giro, conviene analizarlo.
El nombre deber ser original, descriptivo, llamativo, visible, claro, positivo y agradable a la vista y al oído.
El logotipo de la empresa puede incluir el nombre de ésta o las iniciales de las palabras que lo forman.
También pueden estar totalmente separados, dependiendo de la imagen corporativa que se decida tener.
REGISTRO DE LA EMPRESA
Después de tener el nombre autorizado y definida la forma de constitución de la empresa, se procede a la elaboración de estatutos ante un notario público.
Cuando el notario entrega las escrituras, es necesario hacer los siguientes trámites:
Registro en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para la obtención registro federal de contribuyentes.
Inscripción en el Registro Público de la Propiedad y el Comercio.
Registro patronal y altas del personal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Registro empresarial ante el Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT).
Inscripción de la empresa y del personal en el Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR).
Inscripción en la tesorería del estado, municipio o delegación.
Cumplir con los requisitos de la Secretaría de Salud y la del Trabajo (licencia sanitaria).
Licencias de funcionamiento y uso del suelo (dependiendo del giro de la empresa).
Licencia de bomberos de la localidad (solicitud de visto bueno de prevención de incendios).
Registro de nombres comerciales, logotipos, lemas, marcas, patentes y diseños industriales en la Secretaria de Comercio y Fomento Industrial (SECOFI).
Registro del 2% sobre nóminas.
Solicitud de inscripción a la cámara empresarial que le corresponda.
Registro de los libros contables y sociales.
Apertura de cuentas bancarias.
Elaboración de facturas y papelería en general.
Hay despachos y personas especializadas en realizar éste tipo de trámites.
Generalmente el contador conoce todos los procedimientos necesarios para realizar las altas y registros que indica la ley. (Es importante aclarar que estos trámites pueden variar de país en país).
LIBROS
Todas las empresas deben de tener los libros en que se registrará la historia de la sociedad. De acuerdo con el tipo de sociedad, deberán de tenerse los libros que marca la ley.
Los libros se dividen en contables y sociales.
Los libros contables son el diario, el mayor, el de inventarios y el de los balances. Los sociales son los de actas de asambleas generales, consejos de administración, vigilancia y registro de socios.
Acta constitutiva (estatutos)
El acta constitutiva está formada por estatutos que, generalmente, son elaborados por un abogado corporativo y por el propio notario. Éstos pueden tener variaciones de acuerdo a las necesidades de cada empresa y los convenios que tengan los accionistas.
Los negocios pequeños que están formados por dos o más socios, también deben formalizar el acta constitutiva ante un notario.
Para que el acta constitutiva sea formal, debe de ser certificada por un notario público y depositarse en el Registro Público de la Propiedad y el Comercio.
El registro solicita el acta protocolaria de constitución de la empresa y el pago de derechos. Este pago se calcula en función del capital que registre la sociedad y el número de apoderados.
Asamblea de accionistas
Los accionistas son las personas que aportan el capital para la realización de la empresa.
La asamblea es el órgano máximo de la empresa y decide quién forma el consejo de administración o si nombra un administrador único, así como cualquier modificación posterior al capital social o los estatutos sociales.
Lo común es que las acciones de la empresa se dividan en proporción al capital aportado. Cuando uno de los socios se va a encargar de administrar la empresa, pueden hacerse convenios especiales para el reparto de las acciones.
Los accionistas llevan a cabo asambleas periódicamente. Éstas pueden ser ordinarias o extraordinarias.
Las asambleas ordinarias se celebran cuando menos una vez al año. Son convocadas por el consejo de administración o el comisario. La convocatoria debe publicarse en un diario de los de mayor circulación cuando menos con quince días de anticipación y debe contener fecha, hora, lugar y orden del día.
Puede establecerse en los estatutos que, además de la publicación, se les avise por escrito a los accionistas, comisarios y suplentes, mediante mensajería y con acuse de recibo.
En los estatutos debe establecerse el porcentaje mínimo de accionistas que han de estar presentes en la asamblea para considerarla legalmente instalada, así como el porcentaje mínimo de los mismos que habrán de participar en la toma de decisiones respecto a los destinos de la empresa.
Esto último es importante, ya que es un candado que permite a los socios minoritarios participar en las decisiones de situaciones trascendentes para la empresa. Ejemplo: supongamos que un accionista mayoritario es dueño del 70% de las acciones y el minoritario del 30%. En éste caso debe establecerse que sólo el 71% de las acciones pueden tomar decisiones para vender o aumentar el capital social o variable de la empresa, firmar títulos de crédito o modificar estatutos cuyas modificaciones perjudiquen a la minoría, lo cual permite al accionista minoritario tener forma de controlar situaciones de importancia para el futuro de la empresa y de su inversión.
El ejemplo anterior también es válido para considerar legalmente instalada una asamblea ordinaria de accionistas en primera o ulterior convocatoria, en la cual deben estar representadas el 71% de las acciones.
Las asambleas de accionistas son presididas por el presidente del consejo de administración, o administrador único, y es asistido por el secretario general y, en su ausencia, por los que sean designados en la asamblea por simple mayoría de votos. La persona que preside la asamblea designa a los escrutadores, quienes hacen el recuento de las personas, las acciones representadas y el número de votos que emite cada uno de ellos. Se consideran propietarios de acciones las personas físicas o morales que están inscritas en el libro de registro de accionistas.
El secretario general levanta un acta de lo tratado en la asamblea de accionistas, la cual debe quedar asentada en el libro de actas debidamente firmada por los accionistas, el presidente y el secretario general.
En las asambleas extraordinarias generalmente se tratan los siguientes puntos:
Prórroga de la duración de la sociedad.
Disolución anticipada de la sociedad.
Aumento o reducción del capital mínimo de la sociedad.
Cambio de objeto de la sociedad.
Cambio de nacionalidad de la sociedad.
Transformación de la sociedad.
Fusión con otra sociedad.
Emisión de acciones privilegiadas.
Emisión de bonos.
Escisión de la sociedad.
Cualquier modificación de los estatutos.
Consejo de administración
El consejo de administración maneja y dirige los negocios de la sociedad y representa a la empresa ante toda clase de autoridades judiciales, laborales o administrativas, con el más amplio poder para pleitos, cobranzas y actos de administración. Los actos de dominio deben tener autorización expresa de la asamblea de accionistas.
El consejo de administración se integra por un mínimo de tres consejeros que pueden ser accionistas o no y que duran en su cargo el tiempo que decidan los accionistas. El consejo se reúne las veces que juzgue necesario el presidente, el secretario o una mayoría de los consejeros propietarios y suplentes en funciones.
Los miembros del consejo de administración representan y protegen los intereses de los accionistas. Intervienen en las decisiones importantes para la empresa relacionadas con cuestiones financieras, aumentos de sueldos y prestaciones para los ejecutivos y cuando se necesita tener relaciones de alto nivel con funcionarios del gobierno, accionistas o directores de empresas importantes. Sesionan periódicamente y deciden por votación. En los estatutos del acta constitutiva se establecen las formas de convocatoria y votación. En el consejo de administración, pueden participar expertos en administración de empresas o científicos con conocimientos tecnológicos que tal vez, interesen a la empresa.
La asamblea de accionistas o el consejo de administración pueden designar entre sus miembros, los funcionarios y los puestos que ocuparán en la estructura de la empresa cada uno de los integrantes.
El consejo de administración está conformado por:
Presidente.
Secretario general.
Tesorero.
Vocales.
Consejeros especialistas.
Las funciones y los poderes de cada miembro del consejo de administración se establecen en los estatutos.
Para la toma de decisiones es importante definir si el presidente tiene o no voto de calidad en caso de empate en alguna votación de los miembros del consejo.
En los estatutos, puede establecerse que las convocatorias para las sesiones del Consejo deben ser enviadas por escrito a cada uno de los consejeros propietarios y suplentes, así como a todos los comisarios, por lo menos con quince días de anticipación a la fecha de la sesión y se debe mencionar la fecha, hora, lugar y orden del día.
Al igual que en la asamblea de accionistas, debe levantarse un acta en la que se detalle la intervención de cada uno de los asistentes y asentarla en el libro de actas.
El secretario del consejo tiene la función de redactar los términos en que se desarrollan las sesiones.
Un ejemplo de los asuntos a tratar, que pueden ser incluidos en la orden del día de la convocatoria para celebrar la sesión del consejo de administración, son los siguientes:
Lista de asistencia.
Declaratoria de quórum y constitución legal de la sesión.
Designación de presidente, secretario y escrutadores para la asamblea.
Lectura del balance general correspondiente al ejercicio anterior.
Informe del consejo de administración.
Informe del comisario o consejo de vigilancia.
Informe del gerente general.
Planes y programas de trabajo para el siguiente ejercicio.
Asuntos generales.
Clausura de la asamblea.
La convocatoria también debe incluir lugar, fecha y hora en que se efectuará, así como la firma del presidente y secretario o de quien tenga facultades para convocar.
Administrador único
Cuando los socios así lo decidan, pueden nombrar un administrador único, quien será el responsable de la administración y operación del negocio y podrá tomar las decisiones que considere correctas sin necesidad de consultar a la otra parte.
Los socios pueden firmar un contrato privado en el cual han de ser establecidas las obligaciones, la forma de tomar decisiones y el tipo, el contenido y la periodicidad de los informes que debe presentar el administrador.
Comisario
La vigilancia de la sociedad se confía a uno o varios comisarios que son designados por la asamblea de accionistas.
El comisario no puede ser un accionista y tiene que ser una persona ajena a la empresa.
La función principal del comisario es vigilar el cumplimiento cabal de los acuerdos que se toman en las asambleas y los registros contables de la empresa.
Objeto de la empresa
El objeto establece las principales actividades a las que se dedicará la empresa.
La actividad principal depende del giro de la empresa. Un ejemplo, en el rubro de la publicidad, es el siguiente:
Compra, venta, fabricación, distribución, importación, exportación de todo tipo de publicidad en televisión, radio, revistas, periódicos, espectaculares, transportes, muebles urbanos y tiendas de autoservicio.
Otras actividades que deben incluirse en el objeto de la mayoría de las empresas son:
Celebrar contratos, convenios y todo tipo de actos jurídicos; operar en actividades industriales y comerciales de todo género; usar y explotar toda clase de patentes, marcas, nombres comerciales, invenciones, modelos industriales y derechos de autor; adquirir, enajenar y arrendar toda clase de bienes muebles e inmuebles que sean necesarios para la realización del objeto social; administrar, financiar y promover todo tipo de sociedades y asociaciones, etcétera.
Es conveniente tener un objeto muy amplio que permita a la empresa participar en diversos negocios y actividades que se relacionen con el giro.
Poderes
Es usual que los accionistas o el consejo de administración otorgue poderes a los directivos o abogados de la empresa. Los poderes pueden ser usados para demandas y cobranzas, actos de administración o actos de dominio, títulos y operaciones de crédito y administración laboral. Los poderes otorgados pueden ejecutarse conjunta o separadamente según lo decidan los accionistas. Pero, cuando se quieren limitar las facultades de los apoderados, han de consignarse las limitaciones u otorgarse poderes especiales.
Es delicado otorgar poderes a personas de las que se desconfía. Cuando un empleado al que se le otorgaron poderes se marcha de la empresa, éstos deben ser cancelados inmediatamente.
Otros temas que incluyen los estatutos
Los estatutos también se refieren al ejercicio social, estados financieros, reservas, responsabilidad, disolución, liquidación de la sociedad y algunas cláusulas transitorias.
Emisión de acciones
La mayoría de las empresas pequeñas y algunas medianas no elaboran los títulos de las acciones de cada uno de los propietarios porque desconocen el procedimiento. Existen formatos especiales para elaborar los títulos de las acciones de una empresa.
Información que contiene una acción:
Número del título.
Valor nominal.
Acciones amparadas.
Valor nominal del título.
Nombre y domicilio de la empresa.
Duración de la empresa.
Capital social (mínimo y variable).
Nombre del titular.
Nacionalidad.
Domicilio.
Fecha.
El título es firmado por el presidente y el secretario del consejo de administración.
Cuando algunos trámites se tardan, puede ser elaborado un certificado provisional con la misma información para, posteriormente, entregar los títulos definitivos. Estos títulos o certificados especiales deben entregarse a cada uno de los socios.
Costo del registro y constitución de la empresa
Cuando se inicia una empresa hay que considerar, en el presupuesto, los honorarios del notario público por concepto de constitución, registro y elaboración de los estatutos de la empresa.
Socios
Cuando se decide formar una nueva empresa, ha de reflexionarse si es necesario y/o conveniente tener uno o varios socios, qué porcentaje de la empresa se está dispuesto a ceder y a cambio de qué.
Para tomar la decisión de formar una sociedad, hay que considerar si las partescumplen con los siguientes requisitos:
Perfil adecuado para trabajar conjuntamente en armonía.
Criterio amplio para respetar las políticas y reglas que se establezcan conjuntamente para el funcionamiento de la sociedad.
Temperamento adecuado para formar y participar en una sociedad.
Conocer y aceptar su responsabilidad y papel que juega en la sociedad.
Para localizar socios potenciales estratégicos hay que definir qué se necesita, quién lo tiene y quién podría apreciar mejor el potencial de la propuesta de negocios que se le presente.
La oportunidad de hacer una buena alianza estratégica generalmente justifica ceder parte del negocio.
No hay reglas sencillas para hacer una distribución equitativa de las acciones de la empresa entre quien propone el negocio, el que lo administra y el que invierte el capital. Los inversionistas generalmente piensan que es mejor tener un buen empleado, con sueldo digno, que ceder parte de las acciones de la empresa.
Otro punto de vista es involucrar como socio a quien propone el negocio y lo va a administrar. Puede haber un socio capitalista y otro ser el responsable de la administración y operación de la empresa.
Para que el inversionista ceda acciones debe valorar qué riesgo tiene el capital ycuánto puede ganar.
Establecer porcentajes justos, para que todas las partes estén satisfechas con las negociaciones, es importante para empezar a trabajar de manera sana.
Un socio puede servir para diferentes objetivos:
Aportar el capital (recursos financieros).
Como aval ante las instituciones de crédito.
Compartir éxitos o fracasos.
Compartir pérdidas o ganancias.
Complementar habilidades y conocimientos.
Cuando no se tiene el capital para hacer crecer el negocio.
Para hacer una alianza estratégica.
Para resolver conjuntamente posibles contingencias.
Tener confianza para ser más emprendedores.
Tener más relaciones para nuevas oportunidades de negocios.
Cuando se trata de negocios de uso intensivo de capital o desembolsos elevados para su apertura, la recuperación del capital es relativamente lenta, las expectativas de permanencia y expansión del negocio son de mediano y largo plazos.
Otras consideraciones que hay que contemplar en una sociedad son:
Aceptar que el tener un socio es como tener un jefe, ya que hay que informarle de todos los aspectos referentes de la empresa.
Estar dispuesto a participar en los errores o aciertos de otros.
Estar dispuesto a ceder parte del control de la empresa.
Tener confianza absoluta en el socio.
Un socio puede ser útil si está dispuesto a trabajar las mismas horas que el otro y tener la misma disposición y energía.
Para tomar decisiones en forma conjunta deben de establecerse procedimientos anteriormente definidos que sirvan para arreglar posibles diferencias concernientes a los diferentes aspectos de la empresa.
Elaborar una lista de posibles áreas de conflicto y discrepancias, así como tener establecida una mecánica de negociación para solucionar de inmediato las diferencias, ayuda a mantener una buena relación con los socios.
En general, cuando hay éxito, es más fácil resolver discrepancias.
En resumen, los puntos por establecer en el contrato que se firme son:
Admisión o expulsión de un socio.
Aportación de la inversión y capital de trabajo.
Control sobre las emisiones futuras de acciones.
Distribución de acciones y derechos de voto.
Duración de la sociedad.
Limitaciones de participación individual en el mismo giro.
Participación y reparto de utilidades.
Periodicidad y tipo de informes de la dirección o del socio industrial.
Políticas para solicitud y obtención de créditos.
Políticas y procedimientos para la disolución de la sociedad.
Porcentaje de acciones que deciden.
Puestos en el consejo de administración.
Retiros de dinero y capital.
Vacaciones separadas o conjuntas.
Cuando el socio mayoritario tiene principios éticos y el negocio es exitoso, todas las partes se sienten satisfechas por la sociedad; en cambio, cuando hay problemas en la empresa, pueden surgir diferencias de criterio entre los socios en relación a cómo administrar y operar. En este caso, el grupo o la persona que tenga la mayoría de acciones deberá tomar las decisiones.
Ya se mencionó anteriormente algunos “candados” que pueden incluirse en los estatutos del acta constitutiva para proteger a los socios minoritarios. El control de la empresa es un factor de negociación, ya que los inversionistas tratan de minimizar el riesgo al tener el control sobre las decisiones trascendentales de la empresa.
Asesores externos
Para empezar un negocio es importante tener asesores externos que intervengan en diferentes aspectos de la planeación estratégica y de la operación.
Los asesores externos que se pueden utilizar en la pequeña y mediana empresa son:
Abogado laboral
Abogado mercantil
Abogado penal
Asesor en seguros
Consejero financiero
Contador general
Contador especialista en cuestiones fiscales
Ingeniero en sistemas de cómputo
Consultores expertos en implantar procesos de reingeniería, mejora continua, planeación estratégica, etcétera.
La coordinación entre asesores externos es muy importante y necesaria, ya que intervienen conjuntamente en algunas actividades y procedimientos. Ejemplo: un asesor externo le manda a otro algún tipo de documentos para su conocimiento y comentarios, intervienen en juntas de trabajo con ejecutivos internos o externos o elaboran algún documento en forma conjunta.
Los honorarios de los asesores pueden fijarse por trabajo determinado o se les asigna una cantidad fija mensual llamada iguala.
Referencia bibliográfica:
Fleitman S. Jack, Negocios exitosos. McGraw-Hill, 2000