Deducciones autorizadas

¿Lo puedo deducir de impuestos?

El motivo del presente documento es comentarles los requisitos de las deducciones según las leyes y diversas disposiciones fiscales, para que lo sepan y puedan tomar las medidas necesarias; verán que no basta con tener una factura:

Estricta indispensabilidad de los gastos e inversiones

El requisito principal para que un concepto sea deducible es que sea indispensable para realizar la actividad del contribuyente. Así por ejemplo, la papelería es necesaria para llevar la administración del negocio, y la administración es necesaria porque la obligan diferentes leyes. Por lo tanto la papelería sí es deducible. Sin embargo habrá cosas que no lo sean, todo dependerá de si son necesarias para realizar el negocio o la actividad del contribuyente.

Fundamento: Ley del impuesto sobre la renta artículo 31 fracción I.

Comprobante fiscal

Aunque un bien o servicio sea indispensable para el negocio, necesita tener un comprobante fiscal, que si es de México debe reunir una serie de requisitos:

a) Ser una factura, recibo o comprobante válido fiscalmente.

b) Estar a nombre de quien lo paga (con una excepción que veremos más adelante).

c) Tener su RFC y domicilio fiscal.

d) Tener el IVA desglosado.

Fundamentos: Ley del impuesto sobre la renta artículo 31 fracción III

Código Fiscal de la Federación artículos 29 y 29-A

Varias disposiciones fiscales adicionales

Pago mediante cheque o cualquier otro medio bancario

Si el monto a pagar es de $2000 dos mil pesos o más, debe hacerse mediante cheque nominativo para abono en cuenta del beneficiario, o bien con transferencia electrónica de fondos, tarjeta de débito o de crédito. No se vale pedir varias facturas de 1999 pesos, ya que el criterio es que si los pagos suman 2000 pesos en un mes se deben hacer por medios bancarios (criterio de la autoridad fiscal). Esta disposición existe desde 1991, pero no me había tocado ver que Hacienda la hiciera efectiva. Desde el año pasado que entró en vigor el IETU ya la están aplicando y rechazan como no deducibles las facturas que no fueron pagadas de esta manera.

Fundamento: Ley del impuesto sobre la renta artículo 31 fracción III.

Pagos realizados por un tercero (la excepción)

Una tercera persona puede pagar una factura y ser deducible para la empresa siempre y cuando la pague por medios bancarios y la empresa le pague a él también por medios bancarios con abono a su cuenta. Por ejemplo, si yo compro una impresora para ustedes, pido la factura a nombre de su empresa y la pago con mi tarjeta de crédito (medio bancario). Ustedes me la deben pagar a mí mediante transferencia o cheque a mi nombre.

En realidad este artículo del reglamento no aclara si yo debí pagar la impresora con medios bancarios, ni tampoco que el cheque a mi nombre con el cual ustedes me paguen deba ser para abono en mi cuenta; desde mi punto de vista cumplir ambos requisitos sería lo ideal, pero por lo menos el primero de pagar la impresora con medios bancarios, en este caso tarjeta de crédito, y comprobar ese hecho con el pagaré (voucher) o documento correspondiente.

Fundamento: Reglamento de la ley del impuesto sobre la renta artículo 35.

Cheque cobrado 4 meses después

Esta disposición dice que no será deducible una factura si el cheque con que se pague fuera cobrado 4 meses después de la fecha de la factura. La pueden ignorar por ser difícil, si no es que imposible de aplicar, pero desgraciadamente está ahí. Para personas morales esta disposición solo aplica a facturas o recibos expedidos por personas físicas, por personas del régimen simplificado o sociedades civiles de profesionistas, por ejemplo los despachos de contadores. Para personas físicas no hay excepción. Lo ideal es que si se tardan en pagarle a su proveedor le soliciten una factura nueva al momento de hacer el pago. Pero cuando hay bienes de por medio es imposible cambiar facturas ya que éstas amparan la propiedad de dichos bienes e implican un movimiento en el inventario del proveedor y posiblemente también del comprador. Es decir, cambiarlas sería desquiciar la administración de ambos. Hay una excepción en el Reglamento de la LISR, pero no aplica si la fecha de cobro del cheque ocurrió el año siguiente al de la fecha de la factura.

Fundamentos: Ley del impuesto sobre la renta artículo 31 fracción IX, artículo 125 fracción I y artículo 172 fracción X; Reglamento de la ley del impuesto sobre la renta artículo 39.

Gasolina

Los gastos por concepto de combustibles deben ser pagados con tarjeta de crédito, sin excepción del monto, y conservar los estados de cuenta donde conste el RFC del proveedor del servicio (gasolinera). O bien se pueden comprar monederos electrónicos o vales de gasolina que deberán ser pagados por medios bancarios e implican el pago de una comisión (a menos que sean vales emitidos por alguna gasolinera y que son válidos solamente en esa gasolinera y las demás sucursales que pudiera tener; en este caso la gasolinera no les podrá cobrar comisión ya que le están pagando la gasolina por adelantado).

Fundamento: Ley del impuesto sobre la renta artículo 31 fracción III.

Anticipos

En caso de darle a un proveedor un anticipo por la compra de un bien o servicio, se le debe solicitar la factura del anticipo con IVA desglosado. Cuando entregue la factura del bien o del servicio adquirido, deberá poner el precio total de la operación y enseguida restar el monto del anticipo que ya había sido facturado con anterioridad, antes de IVA. No debe pasar más de un año entre la entrega del anticipo y la factura final.

Fundamento: Ley del impuesto sobre la renta artículo 31 fracción XIX.

Restaurantes

Los consumos en restaurantes de su misma ciudad sólo son deducibles un 12.5% y deben ser pagados con tarjeta de crédito o débito sin excepción. Como cuando la Ley no distingue nosotros no debemos distinguir, la tarjeta no es necesario que sea empresarial, puede ser personal, pero si es el caso que sea personal el gasto se deberá pagar a la persona que usó su tarjeta con un cheque a su nombre o transferencia bancaria. Esto último para no entrar en conflicto con el artículo 55 del Reglamento de la LISR, y acogiéndonos al artículo 35 del mismo Reglamento.

Fundamento: Ley del impuesto sobre la renta artículo 32 fracción XX.

Gastos de viaje

Los gastos de viaje destinados a la alimentación tienen un tope de $750 diarios por persona en territorio nacional y de $1,500 en el extranjero, pero es necesario que haya comprobante de transporte o de hospedaje. Si sólo hay de transporte, el consumo se debe pagar con tarjeta de crédito o débito de la persona que viaja, sin excepción. Si no hay comprobante de hospedaje ni de transporte ni se paga con tarjeta de crédito o débito no es deducible.

(Nota: curiosamente la Ley omitió mencionar la tarjeta de débito en este caso, y sólo dice “de crédito”, por lo cual si el gasto se pagó con tarjeta de débito la reposición del mismo se debe hacer con cheque a nombre del titular de la tarjeta, o transferencia bancaria, acogiéndonos al artículo 35 del Reglamento.)

Por renta de autos el límite son $850 diarios en territorio nacional o en el extranjero, sin distinción, y tiene que haber gasto comprobado de transporte o de hospedaje.

Los gastos de hospedaje sólo tienen límite en el extranjero y es de $3,850.

Fundamento: Ley del impuesto sobre la renta artículo 32 fracción V.

Comprobación sin necesidad de factura

Cuando no se quiera pedir factura de un bien o servicio adquirido pero se tiene un comprobante de la operación, el gasto podrá ser deducible si se hace mediante transferencia bancaria y al momento de hacerla se pone el RFC del proveedor así como el monto del IVA desglosado de la operación. O bien con cheque nominativo para abono en cuenta del proveedor y al reverso se le anote su RFC (del proveedor).

El comprobante simple que tengan debe contener el RFC del proveedor, la fecha de la operación, la descripción del producto o servicio, el precio y el IVA desglosado; pero en la miscelánea fiscal hay varias facilidades respecto del comprobante, las que pueden checar en la regla I.2.4.16 (exime incluso de tener un comprobante). Lean también la regla 1.2.4.15, donde menciona ejemplos de los comprobantes que pueden utilizar.

No se pueden comprobar por este medio operaciones con retención de impuestos o en las que se trasladen impuestos distintos al IVA.

El comprobante oficial de esta opción será el estado de cuenta bancario, mismo que debe conservarse por el plazo que establecen las leyes fiscales para la conservación de la contabilidad.

Fundamentos: Código Fiscal de la Federación artículo 29-C

Resolución Miscelánea Fiscal para 2009 reglas I.2.4.15 y I.2.4.16

Documento elaborado en septiembre de 2009. Algunas disposiciones pueden cambiar año con año, sobre todo las de la resolución miscelánea fiscal.